Chers frères et soeurs,

 Par la présente lettre circulaire, je viens vous faire part de mon intention du lancement d’un chantier qui me tient beaucoup à cœur, à savoir : La centralisation, l’inventaire et la conservation des archives historiques ou définitives^[1] de toutes les structures ecclésiales de notre diocèse de Rabat.

Il convient tout d’abord de rappeler ce que la législation canonique dispose à ce propos :

Canon 486 – 

§ 1. Tous les documents qui concernent le diocèse ou les paroisses doivent être conservés avec le plus grand soin.

§ 2. Dans chaque curie, il faut établir en lieu sûr les archives ou le dépôt d’archives diocésaines, dans lequel seront conservés les documents et les écrits concernant les affaires diocésaines tant spirituelles que temporelles, classés et soigneusement enfermés.

Il m’a été donné de constater que notre diocèse dispose d’un fonds considérable d’archives qui sont dispersées çà et là et mal conservées. On en trouve à l’archevêché, notamment à la chancellerie, dans le bureau de l’archevêque, dans la cave de l’édifice de l’ancien évêché, et aussi bien dans les paroisses que dans les maisons religieuses.

Si les actes de catholicité, – à savoir les registres de baptêmes, mariages et, dans une certaine mesure, de sépultures sont assez visibles -, les archives historiques manquent de visibilité. D’où la décision de l’organisation des archives tant au niveau diocésain que paroissial et dans les communautés religieuses.

Pourquoi conserver les archives de nos différentes structures ecclésiastiques ?

 « Pour l’Église, les archives sont en quelque sorte le lieu de la mémoire des communautés chrétiennes et un facteur culturel au service de la nouvelle évangélisation. (…) Comme lieu de la mémoire, elles doivent recueillir de façon systématique toutes les données qui ont servi à écrire l’histoire articulée de la communauté ecclésiale afin d’offrir la possibilité d’évaluer convenablement ce qui a été fait, les résultats obtenus, les omissions aussi bien que les erreurs ». (Cf. La fonction pastorale des archives ecclésiastiques, par la Commission pontificale pour les biens culturels de l’Eglise, 02 février 1997).

De manière générale, l’archivage de documents, en effet, est un moyen de pérenniser le patrimoine documentaire d’une institution et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de son activité. Ainsi, un accès facile et rapide aux documents, et, dossiers permet de les traiter de façon optimale. En terre d’Afrique, cette mémoire est d’autant plus nécessaire qu’elle recoupe l’histoire d’un continent en mal de mémoire écrite.

Les archives ont une grande valeur d’un point de vue patrimonial. D’ailleurs, certaines archives ne sont pas détruites en raison de leur intérêt historique, et, sont conservées dans le but d’être valorisées, que ce soit par des expositions dans des musées pour être consultées par des chercheurs, historiens, biographes, etc.

Eu égard à l’importance et au rôle que jouent les archives dans l’Eglise, je demande à tous les curés, supérieurs des communautés religieuses, responsables des services, commissions, et mouvements dans l’archidiocèse de Rabat de coopérer activement au chantier de la conservation des archives de leur structure ecclésiale.

 Au niveau de l’archevêché, le local pour les archives diocésaines est déjà déterminé. C’est la salle de l’actuelle bibliothèque à l’archevêché qui sera aménagée à cet effet, tandis que la bibliothèque passera dans la grande salle y attenante. Il est préconisé d’employer du personnel bénévole à temps partiel sous l’autorité de l’Archiviste diocésain pour la conduite de ce chantier.

Les travaux d‘aménagement viennent de démarrer : rénovation du local, aménagement des deux salles avec les équipements d’archivage appropriés, réflexion sur l’ordonnancement des archives selon les normes ecclésiales pratiquées dans les autres évêchés du monde.

            Dispositions pratiques

 Je demande donc à tous les curés de créer un local dans la paroisse pour la conservation d’archives paroissiales où seront gardés soigneusement entre autres :

–          Les registres de baptêmes, de premiers communiants, de confirmés, de mariages, et de sépultures.

–          Les feuillets du dimanche, les bulletins paroissiaux ou les annales paroissiales, les monographies paroissiales, ainsi qu’un exemplaire de toute publication faite par la paroisse.

–          Les photos, les enregistrements en vidéo ou en audio ou en tout autre matériel audiovisuel ou informatique.

–          Les publications de la presse locale au sujet de la paroisse et, plus largement, de la vie de l’Église.

–          Les livres des inventaires du mobilier aussi bien de l’église paroissiale que du presbytère ; les livres des comptes, les budgets annuels de la paroisse, – Les lettres envoyées et reçues.

–          Les registres de listes des membres des conseils paroissiaux (pastoral et économique), des groupes, des mouvements, des confréries et des œuvres et associations pieuses.

–          Les comptes rendus des réunions desdits conseils paroissiaux, bref, tout document produit par la paroisse.

–          L’original ou une copie de tout contrat avec des personnes ou des entreprises. –   Les plans des bâtiments et des terrains, avec les titres de propriétés. – Les objets commémoratifs, les souvenirs historiques

 Le Père Oscar EONE EONE, Archiviste diocésain, est chargé de passer dans toutes les paroisses pour collecter les archives définitives à conserver dans le local d’archives diocésaines à Rabat. Il prendra contact avec vous à cet effet.

 Pour le seconder dans cette mission, notre diocèse est heureux d’accueillir un bénévole qui est basé à Rabat, monsieur Dominique de Brisoult, 68 ans, durant le temps nécessaire à la bonne fin de la mission. Je lui souhaite, en votre nom à tous, la bienvenue et je lui remercie pour sa disponibilité. Il a déjà commencé son travail.

 Nous ne voulons pas spolier les paroisses de son patrimoine, mais, au contraire, le protéger et le conserver dans des conditions convenables, en le mettant en même temps à la disposition des chercheurs.

Après cette première collecte, chaque curé est tenu de déposer régulièrement dans les archives diocésaines le fonds d’archives paroissiales qui ne seront plus nécessaires et utiles d’être conservées en paroisses contre un bordereau détaillé des documents déposés.

 Quant aux supérieurs des communautés religieuses, je les exhorte également de veiller soigneusement à la conservation de tout document produit par leur institut : Conventions avec les différentes instances ecclésiastiques et autorités religieuses, décrets de nomination ou d’affectation des membres de la communauté, documents concernant les œuvres et les biens mobiliers et immobiliers de la communauté, etc. Normalement, les archives des communautés religieuses sont à conserver dans les archives propres de la communauté ou bien à la maison provinciale ou généralice.

Concernant les documents produits par les divers services, commissions, et mouvements dans le diocèse, tels que les ordres du jour et les rapports des réunions, rencontres ou organisation d’une quelconque manifestation, etc., je demande aux responsables de bien vouloir envoyer une copie de ces documents à l’archiviste diocésain.

J’attends de chacun de vous la meilleure coopération dans ce chantier auquel j’attache du prix.

Ce week-end notre synode diocésain, convoqué le dimanche de la Pentecôte, fera un pas important avec la tenue de la première assemblée, assemblée de lancement. Je vous invite à intensifier la prière et à être prêts pour commencer notre marche ensemble. Nous nous unissons dès ce dimanche au Synode des évêques sur la synodalité, convoqué par le Pape François ; il nous appelle tous à la participation, ce que nous ferons en même temps que notre Synode Diocésain.